Combien coûte la numérisation de vieux manuels — et comment plafonner la facture

La numérisation (OCR) est le seul poste de dépense variable quand on transforme sa documentation en assistant IA. C'est aussi celui où l'on peut se faire surprendre. Voici comment le coût se forme réellement, et les verrous à exiger.

Tout a-t-il vraiment besoin d'OCR ?

Un PDF créé par ordinateur (exporté de Word, d'un logiciel de PAO) contient déjà son texte — extraction gratuite. Seuls les documents scannés — le papier photographié — ont besoin de lecture visuelle. Sur un dossier typique de PME industrielle, c'est souvent 10 à 30 % des pages. Premier verrou : exigez un inventaire qui distingue les deux avant tout devis. Payer l'OCR d'un PDF propre, c'est payer pour rien.

Pourquoi un PDF « avec texte » peut-il être illisible ?

Cas vicieux : les PDF passés dans un vieil OCR il y a quinze ans. Ils semblent avoir du texte, mais il est truffé d'erreurs (« c0nnecteur », « serrage 45 Nm » devenu « serra9e 45 Nrn »). Un bon inventaire mesure la qualité de la couche texte et recommande la re-numérisation seulement quand elle est vraiment mauvaise — avec le devis correspondant, pas une surprise.

Qu'est-ce qui forme le prix ?

• Le nombre de pages scannées — le facteur dominant du devis.
• Les images et schémas — décrire un schéma hydraulique coûte plus qu'une page de texte; un tri préalable (images utiles vs logos et décorations) évite de payer pour du bruit.
• Les reprises — le poste caché. Si le fournisseur re-traite les mêmes pages à chaque mise à jour du dossier, la facture se répète. Les pages déjà numérisées doivent être mémorisées et jamais re-facturées.

Quels verrous exiger de tout fournisseur ?

1. Devis exact avant toute dépense — pas une estimation : le nombre de pages est connu d'avance, le prix aussi.
2. GO explicite — aucune page traitée sans votre approbation écrite, et idéalement un verrou technique (pas juste une promesse commerciale) qui empêche la dépense sans ce GO.
3. Budget plafonné — une limite dure au contrat : si le traitement atteint le plafond, il s'arrête et vous décidez.

La question qui résume tout

« Si je redépose le même dossier demain, combien ça coûte ? » La bonne réponse est zéro — tout ce qui a déjà été lu est mémorisé. Si le fournisseur hésite, vous venez de trouver son modèle d'affaires.